Nereti gadās situācijas, kad uzņēmums jau gadiem sadarbojas ar vienu un to pašu grāmatvedi, taču šī sadarbība vairs līdz galam neapmierina. Tomēr lēmums par grāmatveža maiņu tā arī netiek pieņemts.

Jautāsiet – kāpēc? Visbiežāk iemesls ir pieradums. Grāmatvedis ir cilvēks, ar kuru regulāri komunicējam un kuram uzticam svarīgu informāciju par uzņēmuma finansēm, tādēļ jauna grāmatveža meklēšana var šķist sarežģīta un laikietilpīga. Vēl viens iemesls ir cena – ja nu jaunais grāmatvedis par saviem pakalpojumiem prasīs vairāk? Savukārt trešais iemesls ir laika trūkums. Uzņēmumu īpašniekiem ikdienā ir tik daudz pienākumu, ka nereti vienkārši neatliek laika izvērtēt citas grāmatvedības pakalpojumu iespējas. 

Tomēr mēs aicinām uz grāmatveža izvēli raudzīties ilgtermiņā – nepietiekami augsta kompetence, regulāras kļūdas vai nespēja pielāgoties mainīgajai uzņēmējdarbības videi var radīt nopietnas problēmas un finansiālus zaudējumus. Tādēļ esam apkopojuši piecas pazīmes, kas liecina, ka pienācis laiks apsvērt grāmatveža maiņu. 

1. Komunikācija ar grāmatvedi ir kļuvusi sarežģīta 

Viens no svarīgākajiem veiksmīgas sadarbības priekšnoteikumiem ir savlaicīga un saprotama komunikācija. Ja uz jautājumiem regulāri jāgaida atbildes vairākas dienas, grāmatvedi ir grūti sazvanīt vai informācija par uzņēmuma finanšu situāciju tiek sniegta tikai pēc vairākkārtējiem atgādinājumiem, tas var būt signāls, ka līdzšinējā sadarbība vairs neatbilst uzņēmuma vajadzībām.   Protams, arī grāmatvežiem ir noslogotāki darba periodi, tomēr uzņēmējam ir svarīgi savlaicīgi saņemt informāciju, kas nepieciešama ikdienas lēmumu pieņemšanai. 

2. Regulāri tiek pieļautas kļūdas un kavēti termiņi 

Grāmatvedība ir joma, kurā precizitātei ir īpaši liela nozīme. Nepareizi aprēķināti nodokļi, kļūdaini sagatavotas deklarācijas vai nokavēti atskaišu iesniegšanas termiņi uzņēmumam var radīt ne tikai papildu administratīvo slogu, bet arī finansiālus zaudējumus. Nekļūdās tas, kurš neko nedara, tādēļ ir tikai cilvēcīgi, ka kāda kļūda gadās ikvienam, tomēr, ja kļūdas tiek pieļautas regulāri, tas var būt nopietns iemesls izvērtēt grāmatveža profesionalitāti. 

3. Grāmatvedis nespēj pielāgoties uzņēmuma izaugsmei 

Tas, kas bija piemērots uzņēmumam ar dažiem darījumiem mēnesī, ne vienmēr būs pietiekami uzņēmumam ar vairākiem desmitiem darbinieku, starptautiskiem darījumiem un sarežģītāku finanšu uzskaiti. Uzņēmumam attīstoties, mainās arī prasības pret grāmatvedību. Var būt nepieciešama detalizētāka finanšu informācija, automatizēti procesi vai specifiskas zināšanas nodokļu piemērošanā. Ja grāmatvedis nespēj nodrošināt šīs vajadzības, tas var kavēt uzņēmuma turpmāko attīstību. 

4. Netiek izmantotas mūsdienīgas grāmatvedības tehnoloģijas 

Vai jūsu uzņēmumā joprojām lielākā daļa dokumentu tiek apstrādāta manuāli? Lai gan ne visiem uzņēmumiem nepieciešami sarežģīti digitālie risinājumi, mūsdienīgas grāmatvedības programmas un automatizācija var būtiski samazināt ikdienas administratīvo slogu. Elektroniska dokumentu aprite, automatizēta datu apstrāde un iespēja operatīvi piekļūt finanšu informācijai ļauj ietaupīt laiku gan uzņēmējam, gan grāmatvedim. Tādēļ, ja esošais grāmatvedis nevēlas pielāgoties jaunām tehnoloģijām, ir vērts izvērtēt, vai šāda sadarbība ilgtermiņā būs efektīva. 

5. Grāmatvedības pakalpojuma cena vairs neatbilst saņemtajai kvalitātei 

Zemākā cena ne vienmēr nozīmē izdevīgāko risinājumu! Ja uzņēmējam regulāri jāpārbauda grāmatveža darbs, jāatgādina par termiņiem vai jāmeklē papildu speciālistu palīdzība, sākotnēji izdevīgais pakalpojums ilgtermiņā var izmaksāt krietni vairāk. Tādēļ, izvēloties grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju, ir svarīgi vērtēt ne tikai ikmēneša maksu, bet arī saņemto pakalpojumu kvalitāti, speciālistu kompetenci un spēju nodrošināt uzņēmuma vajadzībām atbilstošu finanšu uzskaiti. 

Vai ir pienācis laiks mainīt grāmatvedi? 

Atcerieties, ka grāmatveža maiņai nebūt nav jābūt sarežģītam un laikietilpīgam procesam! Izvēloties pieredzējušu ārpakalpojuma grāmatvedības uzņēmumu, iespējams savlaicīgi vienoties par dokumentu un informācijas nodošanu, lai pāreja pie jaunā grāmatveža noritētu pēc iespējas raitāk. Turklāt gada nogale ir īpaši piemērots laiks, lai izvērtētu līdzšinējo sadarbību un nepieciešamības gadījumā veiktu izmaiņas, ja vēlaties jauno pārskata gadu uzsākt ar citu grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju. Tādēļ, ja neesat apmierināti ar esošā grāmatveža darbu, neatlieciet šī jautājuma risināšanu. 

SIA KEYSMENT piedāvā profesionālus ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumus, pielāgojot tos katra uzņēmuma individuālajām vajadzībām. Mūsu pieredzējušie speciālisti palīdzēs nodrošināt precīzu un savlaicīgu grāmatvedības uzskaiti, lai jūs varētu vairāk laika veltīt sava uzņēmuma attīstībai. Sazinieties ar mums, lai pārrunātu sadarbības iespējas un jauno pārskata gadu uzsāktu ar uzticamu grāmatvedības partneri!